Office Manager / Secretara

Office Manager/ Secretara︊︈︂︇︄︉︊︌​︂︆︄︅​︁︁︎︌​︈︂︇︍​︈︆︅️︊︄︈︌︊︎︂︎

Suntem in cautarea unei colege sau coleg pentru rolul de Office Manager cu excelente abilitati de organizare si atentie la detalii, cu o buna abordare de rezolvare a problemelor.
Atitudinea proactiva si pozitiva sunt un must-have pentru acest rol. În plus, Office Manager trebuie sa aibă abilitati excelente de comunicare, cu accent pe integritate, discretie și diplomatie.
Office Manager-ul se va alatura echipei noastre la sediul din Sandulesti (in apropiere de Turda).

Cerinte

  • Studii superioare
  • Limba Engleza nivel avansat
  • MS Office (Outlook, Word, Excel) nivel mediu
  • Minim 2 ani experienta intr-un rol similar

Descrierea jobului

Responsabilitati

  • Rolul implica gestionarea activitatilor zilnice de receptie si secretariat, implicare in organizarea de intalniri si oferirea unui suport administrativ complet, asigurand o comunicare eficienta atat în interiorul companiei, cat si cu partenerii externi.
  • Asigura zilnic activitatea de primire si inregistrare a documentelor in registrele specifice (registrul de intrari/iesiri, de cereri, de deplasari), urmareste inregistrarea corecta si la timp a documentelor
  • Preia apelurile din exterior, ofera detalii in limita de responsabilitate, directioneaza apelurile
  • Primeste, inregistreaza si distribuie corespondenta primita la secretariat
  • Pregateste si transmite prin curierat corespondenta (inclusiv generarea AWB-ului)
  • Asigura acomodarea vizitatorilor in baza solicitarilor primite: se ocupa de rezervare avion (dupa caz), cazare hotel, organizare transport aeroport-hotel-fabrica, comanda pranz; mentine legatura directa si constanta cu persoanele de contact
  • Asigura acomodarea angajatilor in delegatii, in baza solicitarilor primite: rezervare avion, organizare transport, cazare
  • Pregateste protocolul in cadrul intalnirilor (intalniri de afaceri, sedinte de management)
  • Urmareste si completeaza necesarul (stocul) de protocol
  • Face comanda pentru pranz pentru vizitatori si alti solicitanti
  • Administreaza salile de sedinte: se ocupa de rezervare in calendar, supravegheaza curatenia, asigura birotica necesara
  • Saptamanal centralizeaza si transmite situatia privind locatia membrilor echipei de management;
  • Urmareste necesarul de rechizite pentru secretariat, directorul general si salile de sedinte, intocmeste comanda pentru achizitiile necesare
  • Preia si elibereaza documente din arhiva si face inregistrarile necesare, in baza procedurii interne